RPA – Automatisation de processus d’entreprise, retour d’expérience

18/08/2021 - Actualités

Dans un monde et des marchés hyper-digitalisés, la question de l’optimisation des processus internes de l’entreprise est aujourd’hui primordiale. Si l’optimisation est naturellement nécessaire (qualité, rapidité, répétabilité), son automatisation est une option complémentaire qui est mise en œuvre de plus en plus fréquemment. La maturité des solutions de RPA aujourd’hui sur le marché et une approche d’analyse adaptée permettent de franchir le pas aisément, en constatant au quotidien la plus-value apportée.


Introduction

La RPA est un sujet présent dans toutes les actualités, la presse spécialisée et fait actuellement l’objet de nombreux webinaires. Le développement brut du terme RPA – Robotic Process Automation – n’explique pas à lui seul les possibilités qu’offrent aujourd’hui les solutions disponibles sur le marché et l’évolution constante de la démarche d’automatisation des activités réalisées (processus) au sein d’une entreprise.

Ainsi, l’automatisation, que l’on situait spontanément et facilement dans un milieu industriel (robot articulé sur une chaine de production automobile p.ex.), s’étend aux activités opérationnelles d’une entreprise et de manière encore plus concrète aux différents processus de soutien (administration, finances, ressources humaines pour ne citer que les plus courants).

Le principe reste le même : identifier les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, qui requièrent un niveau de qualité constant et confier leur exécution à un robot (on cite volontiers comme exemple les doubles saisies effectuées sur des systèmes différents). Ce robot, selon la nature des tâches à réaliser, sera dès lors virtuel. Il faudra l’instruire (le programmer) et nous pourrons ensuite lui confier les tâches à réaliser (l’activer).

Si les premiers robots virtuels étaient capables de réaliser des activités relativement simples (ouverture de fichiers, génération de rapports, calculs, lecture et émission de courriels, etc…), ils sont aujourd’hui également dotés de fonctions d’apprentissage (machine learning) qui leurs permettent d’améliorer leurs résultats sur des analyses de données ou de documents par exemple (OCR), en fonction des cas qu’ils rencontrent dans leur quotidien.

Mise en œuvre

Au sein de GLOBAZ, nous avons entrepris une démarche d’optimisation et d’automatisation de nos processus de soutien depuis plusieurs mois. Les processus sont donc décrits et documentés, et des années d’enregistrements nous permettent de pouvoir mesurer les potentiels d’amélioration… et d’automatisation.

Pour une première mise en œuvre, nous agissons séquentiellement avec les 4 étapes majeures suivantes :



Fig. 1 – Etapes suivies lors de la 1ère mise en œuvre

1 – Modélisation

Le processus est modélisé (si la modélisation est existante, elle est mise à jour), conformément à la réalité constatée de manière opérationnelle (enregistrements et entretiens avec les personnes exécutant le processus).

2 – Analyse 

Une analyse plus précise du processus modélisé est effectuée. Le travail est réalisé sur des indicateurs tels que les volumes d’enregistrements mesurés par activités ou branches d’activités, une identification des exceptions et mise en corrélation des enregistrements. Une énumération des systèmes utilisés (ERP, email, fichiers, etc…) est également formalisée, qui sera employée dans les phases subséquentes. Avec les indicateurs disponibles, il s’agit également de challenger la nécessité d’automatiser concrètement le processus actuel.

3 – Optimisation 

Dans la mesure du possible, le processus est optimisé en éliminant les activités sans valeur ajoutée (p.ex : production d’un fichier Excel – et le suivi est déjà disponible dans un outil spécifique), et en éliminant concrètement le travail par exception (p.ex. branches d’activités spécifiques présentant un nombre d’enregistrements peu signifiant). Il s’agit d’une phase d’optimisation et d’uniformisation du processus, avec une mise à jour de la modélisation. Les personnes exécutants le processus sont également sensibilisées aux modifications apportées, à respecter.

4 - Automatisation

Réalisation de la programmation du processus selon la modélisation mise à jour. Il s’agit de mettre à disposition rapidement la 1ère activité automatisée de bout en bout et former les exécutants actuels du processus à déclencher le robot (ou formulé différemment, déléguer l’exécution de cette activité à un robot) qui exécutera ce processus automatisé.

 

Retour d’expérience

L’automatisation d’un processus d’entreprise permet, dans la phase d’analyse et d’optimisation, de challenger de manière constructive le processus en question avec les personnes qui exécutent au jour le jour les activités liées. Il ne s’agit pas de changer ou de faire évoluer drastiquement le processus, mais d’y appliquer une approche lean, de supprimer le superflu et d’uniformiser les traitements réalisés. Une dynamique se met en place naturellement avec les futurs bénéficiaires de l’automatisation, les processus sont réappropriés (et pas seulement exécutés).

Lors de la réalisation de l’automatisation et de la mise à disposition des premiers robots, un des facteurs clés de réussite est d’offrir la possibilité très tôt à l’utilisateur de déclencher ou de surveiller l’exécution des robots virtuels. La qualité constante d’exécution, la rapidité et fiabilité sont appréciées et constatées au quotidien.

Enfin, un autre facteur clé de succès est d’identifier les systèmes utilisés et de mettre en place un environnement de validation (test). Il s’agit d’éprouver le robot avec un environnement représentatif sans impact sur l’opérationnel pendant la phase de développement (programmation) du robot. C’est aspect peut être optionnel si l’on considère les systèmes interfacés comme peu critique – dans notre cas d’usage, il s’est avéré nécessaire sachant que nous automatisions un processus financier.  


Solution RPA - UIPath

A l’heure actuelle, plusieurs solutions logicielles sont disponibles pour automatiser des processus et confier leur exécution à des robots. Nous avons opté pour la solution leader du marché UIPath, en devenant partenaire, pour notre propre démarche d’automatisation mais également pour les démarches en cours chez nos clients.  

Outre ses qualités intrinsèques de programmation et d’orchestration de robots (UIPath Studio, UIPath Orchestrator), la solution offre également une suite d’outils qui permettent de modéliser, de mesurer, d’analyser et d’optimiser les processus métier (UIPath Task Capture, UIPath Task Mining et UIPath Process Mining) – ce qui permet de couvrir les enjeux globaux de l’automatisation.

Fig. 2 – Suite logicielle UIPath (04.2021)

Le sujet de l’optimisation et l’automatisation de processus est aujourd’hui une réalité pour toute entreprise ou institution, dans des marchés toujours plus digitalisés. Si le sujet fait écho pour votre entreprise, GLOBAZ est votre disposition (info@globaz.ch), ainsi que Digital-Solutions (contact@digital-solutions.io), notre partenaire stratégique pour toute réalisation de projets RPA.

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